سیستم سازی در کسب و کار؛ یک تحول اساسی برای بیزینس شما
در همین ابتدا بیاییم به این بپردازیم که چرا بسیاری از کسب‌وکارها طوری شکل گرفته‌اند که اگر یکی از افراد کلیدی یعنی مدیر، سرپرست یا تکنسین بصورت موقت در آن حضور نداشته باشد، همه‌چیز به‌هم می‌ریزد و کارها به‌درستی انجام نمی‌شوند؟! بر این اساس، شواهد نشان می‌دهد که تقریبا تمامی تصمیم گیری‌های این چنین کسبوکاری بر عهده مدیر یا صاحبین آن بوده و بیشترین انرژی و زمان برای فعالیت کسبوکار باید توسط او صورت گیرد. اگر هم زمانی را برای اوقات فراغت یا تفریح خود قرار دهد، در آن زمان هم تقریبا تمامی فکر، ذهن او درگیر کسب‌وکارش بوده، احیانا تماس‌های پرسنل خود را برای هماهنگی و مسائل و چالش‌های بوجود آمده در نبودش قرار داده و در نتیجه نمی‌توانند به درستی از زمان فراغت خود استفاده کند. آیا شما حاضرید که مدیر یا صاحب چنین کسبوکاری باشید؟ شاید همین الآن چنین وضعیتی را دارید! بنابراین اگر می‌خواهید کسبوکاری را ایجاد کنید که همواره نتایج بهتر از نظر درآمد و عملکرد داشته باشد و آنچنان فعالیتهایش به افراد خاص و کلیدی متکی نباشد، سیستم سازی کسب و کار راه‌حل اصولی و بهترین گزینه برای شماست. سیستم‌سازی به قدری قدرتمند است که می‌تواند کسب و کار شما و سطح درآمدتان را متحول کند. و در عوض زمان مفیدی را برای شما ذخیره کند تا بتوانید با فراغ ذهن و فکر به سمت توسعه بیشتر و گسترش فعالیتهای کسبوکار خود شوید. در این مطلب با رضا مقدم همراه باشید تا با نکات سیستم سازی کاربردی کسب و کار آشنا شوید.
سیستم سازی کاربردی کسب و کار چیست و چرا مهم است؟
برای آموزش سیستم سازی کسب و کار ابتدا باید بدانیم این ایده از کجا آمده است. اگرچه نظریه‌های سیستمی سابقه طولانی دارند اما مفهوم سیستم‌سازی کسبوکار، مفهومی نسبتا جوان است. نظریه سیستم‌سازی کسبوکار ابتدا در کتابی به نام «افسانه کارآفرینی» در سال ۱۹۸۶ معرفی شد. وال استریت ژورنال همین کتاب را در سال ۲۰۱۱ کتاب شماره یک کسبوکار در همه دوران‌ها نامگذاری کرد. این کتابی است درباره سیستم سازی و توسعه کسب و کار و مراحل سیستم سازی کسب و کار بصورت کامل و با جزئیات پرداخته است.
نویسنده این کتاب، مایکل گربر می‌گوید بسیاری از کسب‌وکارها توسط یک کارآفرین شکل می‌گیرند که در همان زمینه از کسبوکار دارای دانش و تجربه است. اما مشکل اساسی در زمان برنامه‌ریزی برای عملکردها و فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها است. زیرا طوری پیاده‌سازی می‌شوند که وابسته به دانش و تجربه و تصمیم همان فرد هستند. یعنی تقریبا تمامی مراحل اجرایی کسب و کار وابسته به نظر و تصمیم نهایی مدیر خود می باشند.
این در حالی است که کسبوکار از همان ابتدا و یا دست کم در زمان بهبود و توسعه طوری باید شکل بگیرد یا تغییر کند که وابسته به فرد نباشد، بلکه وابسته به سیستم باشد. یعنی دیگر افراد و پرسنل آن کسبوکار حق رای داشته باشند و برای هر فعالیتی در آن بیزینس، دستورالعمل ثابتی بصورت مکتوب یا تدوین شده وجود داشته باشد تا بتوان در موارد لزوم به آن رجوع کرد. همین روش، راز موفقیت کسب‌وکارهای فرانشیز یا فرانچایز دارای شعبات زیاد و بسیاری از کسب‌وکارهای دیگر است. فرانچایزهای استارباکس یا مک‌دونالد نمونه‌ی واضح و شناخته شده‌ای برای بحث سیستم‌سازی کسب و کارهاست. این کسب و کارها در بسیاری از کشورها شعبه داشته و برای فعالیتهایی چون نحوه فروش، درآمد، پشتیبانی مشتریان و بسیاری از کارهای هر شعبه آن، نیازی به هماهنگی با مدیران یا صاحبین اصلی نبوده و همه چیز بر اساس دستورالعمل‌های ثابتی که تحت سیستم‌سازی اولیه ایجاد و تدوین شده و درتمامی شعبات وجود دارد قابلیت تصمیم‌گیری مستقل ایجاد شده و فعالیت فروش و درآمدسازی بر اساس همان استانداردهای تعیین شده مستقلا انجام می‌گیرند.
انواع سیستم در کسب و کار
بگذارید ابتدا تعریف واضحی از یک سیستم کسبوکار داشته باشیم؛ سیستم عبارت است از مجموعه ای از افراد، ابزار و دستورالعمل‌های تدوین شده که همگی در کنار هم برای یک هدف خاص و مشخص که همان فروش و سودآوری بیشتر کسبوکار می‌باشد فعالیت کرده و همسو شده‌اند. سیستم سازی اصولی کسب و کار به شناخت انواع سیستم در کسبوکار نیاز دارد. دسته‌بندی سیستم‌ها بر اساس مدل گربر باعث می‌شود بتوانیم فرآیندهای کسبوکار را قابل پیش‌بینی و سازگارتر کنیم. این سیستم‌ها بر اساس این مدل عبارتند از:
- سیستم‌های سخت: ابزار و تجهیزات سیستم سازی در این گروه قرار می‌گیرند. برای مثال شما در سیستم سازی فروشگاه به صندوق‌هایی نیاز دارید که با نرم‌افزار CRM یکپارچه شود. بسیاری از تجهیزات سخت‌افزاری ارتباطی، نظارتی و … نیز از این نوع هستند
- سیستم‌های نرم: همان روش‌های انجام کار یا دستورالعمل‌ها هستند که در قالب شرح وظایف، قوانین، استانداردها و دستورالعمل‌ها، سامان‌دهی و تدوین می‌شوند
- سیستم‌های اطلاعاتی: تمامی روندهای نظارت، گردآوری اطلاعات و آنالیز داده‌ها که مبتنی‌بر نرم‌افزارها و فناوری اطلاعات هستند در این گروه قرار می‌گیرند
مزایای پیدا و پنهان سیستم سازی کسب و کار
یکی از اصلی‌ترین نکات سیستم‌سازی این است که در این فرآیند کسبوکار یا همه فعالیتهای کسبوکار طوری تنظیم می‌شوند که حتی با جابه‌جایی برخی افراد یا پرسنل، همه‌ی دیگر کارکنان آن کسب و کار مانند قبل کار کنند و نتیجه بگیرند. این استراتژی مزایای فراوانی دارد. قبل از هر چیز نیاز به نظارت مستقیم مدیران و دخالت مداوم سرپرستان را کاهش می‌دهد. زیرا همه وظائف روشن است. برخی از مزایای دیگر این استراتژی را با هم مرور می‌کنیم:
- کاهش اساسی فشار ذهنی و مشغله مدیران و ناظران
- اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندها و کاهش نیاز به نیروهای کار
- کاهش هزینه‌های کسبوکار
- افزایش بهره‌وری کارکنان
- صرفه‌جویی در زمان تولید کالا یا ارائه خدمات
- افزایش نظم در محیط کار
- رشد کسب و کار
فرآیند اصولی سیستم سازی کسب و کار
برای سیستم سازی پیشرفته و سیستم سازی کاربردی کسب وکار باید با چند اصل اساسی در این استراتژی آشنا باشیم. در واقع هدفمند کردن وظایف و ایجاد روندهای قابل تکرار ممکن است در ابتدا کمی دشوار به‌نظر برسد اما به کمک این اصول می‌توانید زیرساخت لازم را برای جزئیات فراهم کنید. در ادامه با سه اصل مهم در سیستم‌سازی کسبوکار آشنا می‌شویم.
افزایش کارآمدی فرآیندها
به مدیران کسب‌کارها پیشنهاد می‌شود که ابتداعاَ برای افزایش کارآمدی فرآیندها از سیستم سازی فردی شروع کنند. از ساعت مناسب بیداری و مسواک زدن تا استفاده از وسیله نقلیه مناسب و از برنامه‌ریزی فردی روزانه تا توسعه مهارت‌های فردی و شغلی. این موارد به شما در تشخیص الگوها در تمامی کارها و فرآیندها کمک می‌کند تا بتوانید مشابه همین فرصت‌های بهینه‌سازی را در کسبوکار، شناسایی و اجرا کنید. بنابراین می‌توانید سیستم سازی فروش، سیستم‌سازی بازاریابی، نظارت، تولید و بسیاری از جنبه‌های دیگر کسبوکار را برنامه‌ریزی و ایجاد کنید.
کارهای تکراری را خودکار کنید
کارشناسان کسبوکار گزارش داده‌اند که در حدود ۶۰ درصد از کسب‌وکارها دست کم دارای ۳۰ درصد فعالیتهایی هستند که می‌توان آن‌ها را خودکارسازی کرد. این یعنی نیروی زیادی در حال هدر رفتن است و با تجهیزات و نرم‌افزارهای اتوماسیون می‌توان آن را خودکارسازی کرد.
بسیاری مدیران و کارمندان کسبوکار نگران این هستند که اتوماسیون آن‌ها از کار بیکار می‌کند. این کاملا با با نظریه‌های جدید کسبوکار در تضاد است. اتوماسیون یا خودکارسازی یعنی شما فرصت دارید روی کارهای مهم‌تری از جمله توسعه بیشتر و گسترش بازار کسبوکار خود تمرکز کنید و آسان‌تر کار خود را انجام دهید. همچنین بهره‌وری کار شما نیز افزایش می‌یابد، درآمد بیشتری کسب می‌کنید و زمان فراغت بیشتر و باکیفیت‌تری برای خود و خانواده‌تان مهیا می‌کنید.
سیستم سازی کاربردی کسب و کار با استفاده از فناوری
سیستم‌سازی کسبوکار بدون استفاده از پلتفرم‌های مناسب فقط در سطح شعار باقی می‌ماند. در زمان فناوری حتما نسبت بین هزینه و بهره‌وری ایجاد شده را بررسی کنید، یعنی بدانید که به ازای هزینه‌ای که برای استفاده از فناوری و تجهیزات می‌کنید، سودآوری و منفعت خیلی بیشتری در کسبوکار خود دریافت خواهید کرد. همچنین این موضوع را در نظر بگیرید که فناوری را متناسب با مقیاس و نیازهای کسبوکار خود انتخاب کنید. امکان یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها را نیز در زمان انتخاب در نظر بگیرید. گاهی هم خرید یک نرم‌افزار یا فناوری جامع که تمامی فرآیندها را دربرمی‌گیرد(بعنوان مثال: سیستم‌های پاسخگوی خودکار تلفنی) گزینه‌‌ای مناسب است.
سیستم سازی کسب و کار با خدمات کوچینگ رضا مقدم
سیستم‌سازی کسبوکار هم در زمان راه‌اندازی و ایجاد کسبوکار و هم در میانه مسیر و راه، تقریبا برای همه نوعی از کسب‌وکارها ممکن است. با این حال برای سیستم‌سازی باید به هر سه نوع سیستم کسبوکار یعنی سیستم‌های سخت و نرم و نیز سیستم‌های اطلاعاتی توجه کنید. که این مباحث نیاز به آموزش و بکارگیری تخصصی دارد. این را بدانید که برای پیاده‌سازی یک سیستم اصولی و کاربردی در کسبوکار، بهترین روش، استفاده از خدمات کوچینگ سیستم سازی کسبوکار و دریافت مشاوره در این حوزه است.
رضا مقدم یک مشاور سیستم سازی کسب و کار برتر است که می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی سیستم‌ها در انواع کسبوکار کمک کند. شما همچنین می‌توانید از خدمات آموزشی رضا مقدم برای توسعه فردی و شغلی خود و کارمندان خود استفاده کنید.
دیدگاهتان را بنویسید